同样用Excel,有没IT知识背景,效率相差多远?

  现代社会,几乎每个坐办公室工作的人,都会用到Excel,或者类似Excel的电子表格程序,如WPS。

但是,是不是每个人都真的“会”Excel了呢? 笔者通过长期观察,发现很多人虽然“用”Excel,但其实并不“会用”,他们用起来效率并不高,原因在于他们没有IT知识背景,用Excel,却根本不会把Excel的功能发挥出来,下面我举几个例子给大家看看。


1、一个单元格里堆积了n多信息。

如下图,一个“联系人”单元格里,堆积了联系人手机、邮箱等信息,“地址”里没有分开省份、城市。


如果某一天,我们需要给那些联系人群发一封邮件呢? 群发短信呢?统计哪个城市最多工厂呢?

有IT知识背景的人,往往会像下图那样设计表格,把有用的信息放在独立的单元格里。这样,我们需要群发邮件时,可以一下子把“联系人邮箱”里的内容全部复制出来,后面加上分号,再一起粘贴到收件人的地址栏里就好了!群发短信,统计也是轻而易举的事。



2、日期格式五花八门

如图,出货日期的格式五花八门,不规范,没法进行排序。而有IT知识背景的人,往往会注意日期格式,方便自己进行排序和后续跟进。


3、用颜色标记状态

不少用户喜欢采用不同颜色标记不同状态,如图,一但数据量大了,每条记录去看颜色,眼睛花不花?而有数据库设计思想的人,多数会用“状态”字段标记不同的情况,使筛选跟进更简单方便。


  上面仅仅列举几个简单例子。有IT知识背景的人,往往学在办公室常用的Excel高级功能也很快上手的,如函数vLookUp、数据透视表、分类汇总等等。这样能快速提高自己的效率,使自己如虎添翼!

  如今是信息时代,信息技术正在推动社会、经济、科学的发展和创新。IT行业的招聘广告铺天盖地,IT行业不断涌现出世界名企,计算机已经被应用到各行各业,大部分的高级工作岗位都要求应聘者熟练使用计算机。可以说,在这个数字时代,不懂使用计算机,相当于半文盲。计算机科学的重要性早已不亚于语、数、英。

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